Staj Uygulamaları

YAZ DÖNEMİNDE STAJ YAPACAK ÖĞRENCİLERİMİZ İÇİN ÖNEMLİ DUYURU!

2017 Temmuz itibariyle, Staj İşlemleri İTÜ Merkez Staj ofisi ve Bölümler tarafından yürütülecek olup, yardim.itu.edu.tr adresinde yardım bileti açılarak Staj Merkez Ofisine ve ilgili Bölüm staj komisyonlarına soru sorulabilir.

Staj yapacak öğrencilerimizin ilk olarak staj yeri bulmaları gerekmektedir. Staj yeri bulma öğrenci sorumluluğundadır.

Staj yapılacak kurumun uygunluğu konusunda bilgi bölüm staj komisyonundan öğrenilebilir.

Staj Süreç Akış Şeması na buradan erişebilirsiniz.

ENDÜSTRİ MÜHENDİSLİĞİ BÖLÜMÜ STAJ KOMİSYONU:

Staj Komisyonu Başkanı: Prof. Dr. Nizamettin Bayyurt - bayyurt@itu.edu.tr

Staj Komisyonu Üyeleri:

Araş. Gör. Abdullah Emin Kazdaloğlu - kazdaloglua@itu.edu.tr

Araş. Gör. Şule Nur Sargın - sargins@itu.edu.tr

Endüstri Mühendisliği Bölümü Staj İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular

1. Staj Öncesi

Soru 1: Endüstri Mühendisliği Bölümü öğrencisi olarak yapmak zorunda olduğum stajlar hangileridir?

20 gün üretim ve 20 gün yönetim olmak üzere toplam 40 gün staj yapılması yeterlidir. Bu sürenin üzerinde yapılan gönüllü stajlar öğrencinin inisiyatifine kalmıştır.
Bölümümüz eski programında uygulanan ‘Birinci Grup Staj (atölye stajı) [E1A]’ kaldırılmıştır. Bu sebeple eski programa tabi olan öğrencilerin 20 gün üretim ve 20 gün yönetim olmak üzere toplam 40 gün staj yapmaları gerekmektedir. Atölye stajları ileriye dönük olarak herhangi bir staj yerine saydırılamamaktadır.
Pandemi nedeniyle İTÜ senatosu tarafından “Dönem sonunda derslerini tamamlayacak olan ve stajlarının en az %50’sini yapmış (bir staj türünden en az 20 gün olacak şekilde) öğrencilerin kalan stajlarından muaf olma” kararı -şu anlık- 2020-2021 eğitim öğretim yılı bahar dönemi için geçerlidir. Buna göre ilgili dönem derslerinin hepsini ve staj gününün en az %50’sini tamamlamış olan öğrenciler, kalan stajının muaf sayılması için staj komisyonuna durumlarını bildirmeleri gerekmektedir. Bu öğrenciler mezun listesinde yer alacak olup dönem sonunda muaf stajları sisteme işlenecektir.

Soru 2: Stajların bir ön koşulu var mıdır?

İTÜ’nün genel ve İTÜ İşletme Fakültesi’nin genel staj esaslarına ek olarak üretim stajı yapabilmek için 3. dönemi, yönetim stajı yapabilmek için 5. dönemi bitirme zorunluluğu vardır. İTÜ staj genel esaslarında bahsedilen kredi şartı haricinde bölümün belirlemiş olduğu herhangi bir kredi veya ders şartı bulunmamaktadır. Yalnızca bölümde geçirilen süre zarfı dikkate alınmaktadır.
İTÜ’nün genel staj esaslarında staj yapmak için en az 35 kredi verme zorunluluğu şartı unutulmamalıdır.
Bu kurala irregular öğrenciler (yarım veya bir buçuk yılda İTÜ proficiency sınavını geçen öğrenciler) de dahildir ve bu kapsamda olan öğrenciler hazırlık sınıflarında geçirdikleri süreyi hariç bırakarak endüstri mühendisliği bölümünde geçirdiği süreyi baz almalıdır.
Yatay, dikey veya merkezi puanla geçiş yapan öğrencilerin bölüm 1.1’deki 4. soruya göz atması gerekmektedir.

Soru 3: Bitirilen dönem hesabı staja başvurulan zamandan itibaren mi düşünülmelidir? Yoksa stajın başlama zamanına kadar bitirilmiş olan dönemler mi?

İkinci bahsedilen doğrudur. Yani, örneğin; 2021 Temmuz-Ağustos döneminde yapılması planlanan bir staj 2021 yılının ocak ayında ayarlanmış olsa bile bu staj 2020-2021 bahar dönemini takip eden yaz aylarında gerçekleştirileceği için dönem hesabında 2020-2021 bahar dönemi de dikkate alınmalıdır. Eğer bir öğrenci 2020-2021 eğitim yılının güz döneminde 2. yarıyılını tamamlamış ise o kişinin 2021 yazında üretim stajı yapmasına engel yoktur. Çünkü kayıt dondurma vb. gibi ekstrem durumlar hariç ilgili öğrencinin 2020-2021 bahar döneminde okuması ve 3. dönemini bitirmesi söz konusu olacaktır. Aynı mantık yönetim stajı için de yürütülebilmektedir.

Soru 4: Yatay/Dikey veyahut merkezi yerleştirme puanı ile geçiş yaparak İTÜ Endüstri Mühendisliği’ne kaydımı aldırdım. İTÜ’deki toplamda 6. dönemimdeyim ancak İTÜ Endüstri Mühendisliği’ndeki 4. dönemimdeyim. Hangisini dikkate alarak dönem hesabı yapmalıyım?

Bölüm staj şartları İTÜ Endüstri Mühendisliği’nde geçirilen dönem süresini esas almaktadır. Endüstri mühendisliği dışındaki herhangi bir mühendislik bölümünden veya başka bir üniversitenin endüstri mühendisliğinden İTÜ Endüstri Mühendisliği’ne yapılan geçişlerde önceki öğrenim süresi dikkate alınabilmektedir. Lisansın ilk 2 döneminin büyük oranda tüm mühendislik bölümlerinde ortak derslere sahip olduğu düşünüldüğünde; sorudaki ifadeye göre kişinin 6. dönemi içinde olduğu kabul edilmektedir. Bu durumda olan öğrencinin her iki stajı da yapması mümkün olduğu söylenebilmektedir.
Öğrencinin lisans hayatı dikkate alındığında 3. veya daha sonraki dönemlerde yapılacak yatay/dikey veyahut merkezi yerleştirme puanı esaslı geçişlerde (herhangi bir mühendislik alanından geçilmesi şartıyla) öğrencinin 2 dönemi tamamladığı kabul edilerek bu sürenin üzerine endüstri mühendisliğinde geçirdiği süre eklenecektir. Örneğin; elektrik mühendisliğinden 3. döneminin sonunda yatay geçiş yapan bir öğrenci yatay geçiş yaptığı dönemden sonra 2 dönem de endüstri mühendisliği okuduğunda endüstri mühendisliğinde 4 dönem bitirmiş olduğu kabul edilecektir.
Mühendislik harici bölümlerden yapılan geçişlerde ise öğrencilerin transkript örnekleriyle beraber bölüm staj komisyonundaki üyelere mail yoluyla ulaşıp durumunu sorması gerekmektedir.

Soru 5: Yatay/dikey veyahut merkezi yerleştirme puanı ile geçiş yapmam durumunda daha önce bulunduğum ana dalda yapmış olduğum bir stajı burada saydırma ihtimalim var mıdır?

Bu konunun muhatabı fakülte sekreterliğidir. İlgili birim ile görüşülmesi tavsiye edilmektedir.

Soru 6: Üretim stajını yönetim stajından önce yapmak zorunlu mudur?

Bölümde 5. dönemin bitirilmesi durumunda (Burada 5 tam dönem boyunca bölümde okumuş olmaktan bahsedilmektedir) üretim ve yönetim stajlarının sırasını öğrenciler kendileri belirleyebilmektedir.

Soru 7: Staj yapılacak firmalarda ne gibi özellikler olmalıdır?

Hem yönetim hem de üretim stajları için firmalarda minimum 50 kişinin çalışıyor olması gerekmektedir. Covid-19 pandemisi döneminde bu sınır rektörlük kararı ile 35’e indirilmiştir. Bir sonraki senato kararına kadar 35 sınırı geçerlidir.
Staj yapılacak firmada çalışması gereken minimum kişi kuralı katı bir kural olup, bu sayıdan daha az sayıda çalışana sahip olan firmalarda staj yapılmasına izin verilmeyecektir.
İTÜ’den çıkacak olan senato kararına göre dokümanda gerekli düzenlemeler yapılacaktır.

Soru 8: Üretim stajımı yaptığım işletmede üretim yapılması gerekiyor mu? Üretim stajı hangi departmanlarda yapılabilir? Firmanın X departmanında üretim stajı yapmam olanaklı mıdır?

Evet üretim yapılması gerekmektedir. Üretim, imalat vb. proseslerin yapıldığı ve/veya üretim hatlarının olduğu firmaların ilgili departmanlarında yapılması gerekmektedir.
Bu soru bağlamında E2İ (Çap öğrencileri için E3İ) staj sorularının incelenmesi ve ilgili soruların staj yapılmayı düşünülen şirket ve departmanın içeriği ile uyuşup uyuşmadığının değerlendirilmesinin yapılması tavsiye edilmektedir.

Soru 9: Yönetim stajının gereklilikleri nelerdir? Stajın yapılacağı işletme/departman bilgilerine nereden ulaşabilirim?

Yönetim stajının içeriği çok geniş bir skalayı içerdiğinden dolayı teker teker işletme ve departman isimlerinin sıralanması mümkün değildir. Satış, pazarlama, insan kaynakları gibi klasikleşmiş departmanlarda yapılan stajlar da yönetim stajı olarak kabul edilirken iş geliştirme, iş analistliği, yazılım gibi departmanlar da bu staj kapsamında değerlendirilebilmektedir.
Bu noktada E3H staj sorularının incelenmesi ve buna uygun firma ve departmanın seçilmesi tavsiye edilmektedir.

Soru 10: X firmasında üretim/yönetim stajı yapacağım uygun mudur?

Staj genel esaslarında işletmelerle ilgili kurallar bariz şekilde verilmiştir. Bu söz konusu işletmeler, yurtiçi veya yurtdışında, kamu veya özel sektöre ait kuruluşlar olabilir. Bunun haricinde herhangi bir yazılı kuraldan bahsedilmemiştir.
Yapılacak staj türüne göre (üretim veya yönetim) ilgili staj soruları incelenmelidir. Staj sırasında sizden nelerin beklendiğini bu staj sorularından çıkarımda bulunarak, X firmasının bu beklentileri karşılayıp karşılamayacağına göre stajınız için X firmasının uygunluğuna karar vermeniz gerekmektedir.
Son dönemde bu konu ile ilgili sorulan sorular incelendiğinde özellikle yazılım, oyun vb. firmalar üzerinden gelen sorularla sıklıkla karşılaşılmıştır. Üretim stajı tahmin edildiği üzere bu gibi firmalarda mümkün değildir ancak diğer kriterler (firmada çalışan kişi sayısı vb.) karşılandığı takdirde bu firmalarda yönetim stajı yapılmasına hiçbir engel yoktur. Dolayısıyla teker teker firma isimleri sıralanarak bu bağlamda sorular sorulmamalıdır.

Soru 11: Aynı firmada hem üretim hem yönetim stajı yapabilir miyim?

Yapılacak birimler farklı lokasyonlarda ise bu durum mümkündür. Örneğin; X firmasının Gebze’deki fabrikasında üretim stajı, Maslak lokasyonunda yer alan satış/pazarlama/insan kaynakları departmanında ise yönetim stajı gerçekleştirilebilmektedir.

Soru 12: Aynı holdingin (örneğin; Koç, Sabancı, Eczacıbaşı vb.) farklı firmalarında staj yapmam mümkün müdür?

Farklı sektörler altında olma şartı ile yapılabilmektedir. Örneğin; Koç holding altında yer alan Ford Otosan’da üretim ve Yapı Kredi A.Ş. firmasında yönetim stajı yapılabilmektedir. Ancak örneğin Eczacıbaşı holding altında yer alan Eczacıbaşı Yapı Ürünleri çatısı altındaki Eczacıbaşı Yapı Gereçleri, İntema, Burgbad gibi şirketler çok benzer şirketler olarak kabul edilmekte ve stajların doğasından gelen amaç sebebiyle bu durum tavsiye edilmemektedir.
Bu bağlamda dikkat edilmesi gereken kriter aynı holding altında yer alan farklı şirketlerin yer aldığı sektör, bulundukları çatı ve birbirlerine olan benzerlikleridir.

Soru 13: Staj yapacağım firma tamamen uzaktan çalışıyor ve kaşeleri firmada kaldığından dolayı staj öncesinde yüklemem gereken belgeleri staj yapacağım firmaya kaşeletme imkânım yok. Bu durumda ne yapmalıyım?

Eğer staj yapacağınız firma tamamen çevrimiçi olarak çalışmıyor ve firmaya ulaşma imkânınız varsa ıslak imza ve kaşe gerekmektedir. Ancak aksi durumlarda aşağıda formatı verilen mail örneği imza ve kaşe yerine geçebilmektedir. Gerekli durumlarda iletişime geçmemiz için mailde yetkilinin bilgileri de yer almalıdır.
"XXX adlı firmamızda ./././ - ./././ tarihleri arasında olmak üzere ... gün üretim/yönetim stajı yapmanız uygundur. Şirketimiz tamamen online çalışmaya geçtiği için Ek-1 belgesinde olması gereken şirket imzası ve kaşesi yerine bu onay maili ile Ek-1 belgenizi onaylıyorum. "

Soru 14: Stajımı ayarladığım firmada ‘Üretim Yönetimi’ departmanında stajımı gerçekleştireceğim. Bu hangi tip staja girmektedir?

Bölüm 1.1’deki 2., 7. ve 8. sorulardaki şartların sağlandığı varsayımı ile ‘Üretim Yönetimi’ alanında yapılan stajlar hem üretim hem de yönetim stajlarına uygun olduğu ifade edilebilmektedir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken husus ‘Üretim Yönetimi’ departmanında yapılacak olan muhtemel stajın; üretim, imalat vb. proseslerinin incelenip incelenemeyeceği, ilgili soruların [E2İ] soruların cevaplanabilmesine yetecek kadar gözlem imkânı tanıyıp tanımayacağı konularına dikkat edilmelidir. Eğer gerekli şartları sağlıyor ise bu stajın hem yönetim hem de üretim stajını karşıladığı söylenebilmektedir.
Yönetim stajı için düşünülüyorsa E3H; üretim tarafı için düşünülüyorsa E2İ soruları (çap öğrencileri için E3İ) cevaplanmalıdır.

Soru 15: Staj günlerim final dönemine denk geliyor (kısmen veya tamamen). Stajım kabul olur mu?

Stajlar öğrenim ve sınav dönemlerini içermemelidir. Bu konu da pazarlığa kapalıdır. Bu bağlamda geçmişte yapılmış olan usulsüzlükler geleceğe emsal oluşturmamaktadır. Kurallarda ne yazıyorsa uygulanacak olan da odur.
Ancak dönem içinde yapılacak stajlarda en az 3 tam günün (pandemi döneminde en az 2 tam gün) boş olması durumunda staj yapılabilmektedir.
Ayrıca tüm derslerini önceki dönemlerde vermiş -yani herhangi bir final sınavı bulunmayan- bir öğrencinin final döneminde staj yapmasında sakınca yoktur.

Soru 16: Güz ile bahar yarıyılı arasındaki dönemde staj yapabilir miyim?

Güz yarıyılı finallerinin bitiş tarihi ile bahar yarıyılı derslerinin başlangıç tarihi arasında Cumartesi, Pazar ve resmî tatil günleri hariç 20 işgününü içerecek süre bulunduğu takdirde staj yapılması uygundur.
Finaliniz olmasa dahi final haftası staj dönemi içinde yer alamamaktadır. Örneğin; final haftası 2-14 Ocak tarihleri arasında ise ve sizin son finaliniz 9 Ocak’ta bile olsa stajınız 14 Ocak tarihinden önce kurallara göre başlayamamaktadır. Bir üstteki soruda bahsedildiği gibi günümüz öncesinde yapılan yanlış uygulamalar geleceğe yönelik emsal oluşturmamaktadır.
2019-2020 eğitim yılı akademik takvimin 3 haftalık pandemi arası nedeniyle değişmesi sonucu 2020 yaz döneminde yapılacak stajlarının final dönemi ile çakışması durumu ortaya çıkmış ve çakışan stajlara izin verilmiştir. Bu istisnai bir durum olup geleceğe yönelik bir emsal taşımamaktadır.

Soru 17: Güz ile bahar yarıyılı arasındaki dönemde staj yapmak istiyorum fakat aradaki süre 17 iş günü. 3 günü final haftasının son 3 günü, bahar döneminin ilk 3 günü veya hafta sonundan herhangi 3 gün olacak şekilde ayarlayabilir miyim? İTÜ sigortamı böyle bir durumda öder mi?

Bu soruda 17 sayısı farazi olarak verilmiş olup 15, 19, 18 gibi 20 günün altında herhangi bir süre zarfı da olabilmektedir. Bu konuda kurallar oldukça açık ve katıdır. Bahsi geçen günlerde finaliniz olmasa dahi İTÜ İşletme Fakültesi staj esaslarında belirtildiği üzere final haftasında staj yapılamamaktadır. Eğer bahar döneminde -17 iş günü örneği için- 3 günlük boşluğunuz yok ise bahar döneminde de arta kalan günler tamamlanamamaktadır. Güz ile bahar dönemleri arasında staj yapmanın tek olur şartı final döneminden sonra bahar dönemine kadar 20 iş gününün bulunmasıdır. Hafta sonları da staj günü olarak saydırılamamaktadır.
Bu problemin çözümü için merkezi staj birimi tarafından şu şekilde bir tavsiyede bulunulmuştur: Örneğin; güz ile bahar dönemi arasında 17 iş günü staj yapılabiliyor ise bahar döneminin ilk 3 günü ders seçilmeyerek bu günler staja kullanılarak 20 güne tamamlanabilir. Ancak bu durumda derse kayıtlarla ilgili oluşacak potansiyel problemler (kontenjan dolması vb.) tamamen öğrenci inisiyatifindedir. Alınamayan derslerin mezuniyet durumunu etkileyerek muhtemel bir dönem kaybına yol açabileceği akıldan çıkartılmamalıdır. Bu konuda staj komisyonunun sizleri uyarması haricinde yapabileceğimiz ekstra başka bir husus yoktur.
Diğer bir seçenek ise: Örneğin; 15 günün güz ile bahar dönemi arasındaki süreden kullanılarak staj yapılması ve bahar döneminde en az 3 tam günün (pandemi döneminde en az 2 tam gün) boş olması durumunda kalan 5 gün bahar dönemi içindeki haftalar ile tamamlanması şeklindedir. Bu örnekte 15 farazi bir sayı olup farklı değerler için de bu durum adapte edilebilmektedir.
Sigorta konuları tamamen merkezi staj birimi ile alakalıdır. Bu konuda staj komisyonunun verebileceği herhangi bir bilgi yoktur. Fakat bazı durumlarda merkezi staj biriminin “Sigorta tarihleri değiştirilememektedir.” veya benzeri şekilde bir dil kullanarak öğrencinin talebini reddettiği görülmüştür. Bundan ötürü ders programının belirsizliği sebep gösterilerek doğru ifadelerle durumun açıklanması tavsiye edilmektedir.

Soru 18: Staj yapacağım firma hafta sonlarında da çalışıyor. Cumartesi ve/veya pazar gününü zorunlu stajımın içerisinde saydırabilir miyim?

Hafta sonları zorunlu staja gün olarak saydırılamamaktadır.
Hafta sonu çalışma durumu sizler ile işvereniniz arasındaki bir meseledir. Staj yapan kişi, stajlarını yapacakları işletmelerin çalışma düzenleri ile ilgili kurallarına, yönergelerine ve emirlerine uymak zorundadır.

Soru 19: Resmî tatil gününü yanlışlıkla staj takvimine ekledim ne yapmalıyım?

Bu konu tamamen staj komisyonunun dışındadır. Staj takviminde herhangi bir değişiklik olması gerekiyorsa merkezi staj birimine yardım bileti oluşturarak ulaşabilirsiniz.

Soru 20: Ders programımı 3,5 güne sıkıştırdım. Hafta içi kalan 1,5 günü dikkate alarak okul dönemi içinde ~15 hafta boyunca uzun dönem staj yaparak bunu zorunlu stajıma saydırabilir miyim?

Hayır. Dönem içinde staj ancak en az 3 tam günün boş olması durumunda (derslerle hiçbir şekilde çakışma yapmamalı) yapılabilmektedir. Pandemi döneminde bu sınır 2 tam güne çekilmiş olup bu durumun tekrardan ne zaman eski sınırı olan 3 güne döneceği tamamen İTÜ rektörlüğünün inisiyatifindedir. Bu konudaki sorularınızı ve varsa taleplerinizi ilgili birimlere iletmeniz gerekmektedir.
İki boş yarım günün birleştirilerek 1 tam günlük boşluk gibi düşünülmesi kabul edilmemektedir.

Soru 21: x-y tarihleri arasında staj ayarladım. Yalnızca 1 haftası okul dönemine sarkıyor. Bu problem olur mu?

Bir üstteki soruda bahsedildiği gibi dönem içinde 3 tam günün boş olması durumunda (pandemi döneminde en az 2 tam gün) staj kabul edilebilecektir. Aksi halde stajın 1 hafta için bile olsa dahi ders dönemine sarkıyor olması stajın kabul olmamasına sebep olacaktır.
Bu konu ile ilgili olarak 1.1 bölümündeki 17. soruya göz atılması şiddetle tavsiye edilmektedir. Akademik takvimde ara tatilin çoğu zaman 20 iş gününü kapsayacak kadar yer etmemesinden dolayı bu problem ile sıkça karşılaşılmaktadır. Soru 17’de bahsedilen hususlar dikkate alınarak çözüm yolu bulunmuştur.

Soru 22: Yaz okulu döneminde staj yapmak istiyorum. Bu mümkün müdür? Şartları nelerdir?

Güz veya bahar döneminde olduğu gibi yaz okulu döneminde de haftada en az 3 tam günün boş olması durumunda staj yapılabilmektedir.
Güz ve bahar döneminin final sınavı haftalarında staj yapılamıyor iken yaz okulunun final haftasında staj yapılmasına bir engel konulmamıştır. Potansiyel işvereniniz ile yapacağınız anlaşma çerçevesinde İTÜ tarafından yaz okulu final döneminde staj yapmanıza şerh konmayacaktır.

Soru 23: Ek sınav döneminde staj yapabilir miyim?

İş güvenliği eğitimi İşyeri Sağlık ve Güvenlik Birimi’nden web üzerinden veya örgün olarak tamamlanmalıdır.
Merkezi staj birimi, ilgili dokümanları onayladıktan sonra, SGK işe giriş bildirgesini düzenleyerek kayıtlı iletişim bilgilerinden öğrenci ve firmaya elektronik ortamda iletir.
Pandemi döneminde firma imzası ve kaşesi yerine onay e-maili de kabul edilmekte olup bu bağlamda bölüm 1.1’deki 13. soru incelenmelidir.

Ek sınav döneminde staj yapamayacağınıza dair İTÜ tarafından belirtilmiş yazılı bir engel yoktur. Dolayısıyla staj yapmanıza bir engel teşkil ettiği söylenememektedir.

Soru 24: Staj için ayarladığım tarihler normal şartlarda uygun olmasına rağmen sonradan belli olan çeşitli sebeplerden ötürü resmî tatil ile (Bakanlık tarafından bayram tatillerinin 9 gün ile uzatılması vb. şeklinde) ve/veya yaz okulu ile (tarihlerinin İTÜ tarafından kaydırılması sonucunda) çakışma durumu oluştu. Ne yapabilirim?

Bu gibi durumlar ile fakülte sekreterliği ve merkezi staj birimi ilgilenmektedir ve yeni staj tarihleriniz resmî tatiller sonrasındaki haline göre şekillendirilecektir.
Eğer staj yapacak kişi yaz okulundan ders alıyor ise bölüm 1.1’de yer alan 22. sorudaki belirtilen şartları sağlamak zorundadır. Eğer herhangi bir dersi yok ise stajın yaz okulu ile çakışmasının hiçbir mahsuru yoktur.

Soru 25: Son dönemimde çok az dersim olacak ve 2 gün veya daha azına sıkıştırabileceğim. Kuralın haftada en az 3 gün boş olacak şekilde ayarlanması şeklinde olduğunu biliyorum ve buna göre stajımı yapabileceğim. Ancak bahar dönemi programı açıklanmadığından dolayı hangi günlerimin boş olduğunu kestiremiyorum. Daha sonra düzeltmek üzere şimdilik bir kayıt girsem problem olur mu?

Bahsedildiği üzere ders döneminde 3 veya daha fazla günün (pandemi döneminde en az 2 tam günün) boş olduğu durumlarda staj yapılmasında beis yoktur. Ancak staj kayıtları stajın ilk gününden 15 gün kadar önce İTÜ Portal’a gerekli belgeler yüklenmelidir. Bu kaydın daha sonradan düzenlenmesi konusunda ise sigorta işlemleri bağlamında merkezi staj birimine, tarihlerin düzenlenmesi konusunda ise ‘Fakülte sekreterliği’ne başvurulmalıdır. Bu konudaki inisiyatif bu departmanların elindedir. Yardım bileti oluşturarak bu konunun çözümünün aranması tavsiye edilmektedir.
Böyle bir durumda staj komisyonunun tavsiyesi; merkezi staj birimine başvurularak tarihlerin düzeltilmesi, sonrasında staj komisyonuna tekrardan yeni tarihlerin onaylatılarak fakülte sekreterliğine gerekli belgelerin gönderilmesi şekilde sürecin ilerletilmesidir.

Soru 26: Dönem içinde uzun dönem staj yaparak bunun bir kısmını zorunlu stajıma saydıracağım. Bunun şartının haftanın en az 3 günü dersim olmaması gerektiğini (Pandemi döneminde 2 gün) biliyorum. Ders programımı buna göre ayarladım ancak dönem içindeki boş günlerimde herhangi bir dersin hocasının vize/quiz yapma ihtimali var. Bu durumda ne yapmalıyım?

Bu durumun 2 farklı çözümü mevcuttur. Birincisi: İTÜ Staj yönetmeliğinde staj süresinin en az 10, en fazla 30 iş günü olacak şekilde ayarlanması gerektiği belirtilmiştir. Bundan dolayı süreyi garanti etmek adına 30 iş gününü aşmayacak şekilde 20 günden daha fazla sürelik bir staj kaydının oluşturulması ve buna göre sigorta işleminin yaptırılması tavsiye edilmektedir. Herhangi bir sınavın staj günlerine denk gelmeme durumunda ise -30 günü aşmadığı sürece- 20 iş gününün üzerinde yapılan stajın herhangi bir mahsuru olmayacaktır.
İkincisi ise: 20 günlük kayıt açılarak muhtemel sınav günlerinde işveren firmadan birkaç saatlik izin almaktır. Yapılan staj siz ve işveren arasındaki anlaşma çerçevesinde olup İTÜ’nün buradaki rolü süreci işletmektedir. Bölüm 1.2’deki 6. soruda açıklandığı üzere bu durum siz ve işvereniniz arasındadır.

Soru 27: Dönem içinde staj yapmak istiyorum. 3 gün boşluğum var (pandemi döneminde 2 gün yeterli). Ancak bu 3 günün birisinde Dan301/Dan101 dersim mevcut. Bu durum acaba problem yaratır mı?

Dönemde yalnızca 4 katılımın yeterli olduğu kariyer danışmanlık dersleri staj günleri gözetildiğinde problem yaratmamaktadır. Bu konuda tolerans sağlanmış olup boş olarak düşünülen 3 günün (pandemi döneminde 2 gün yeterli) herhangi birisinde danışmanlık dersi bulunduğu takdirde bile dönem için staj yapılmasında beis yoktur.

Soru 28: Güz ile bahar dönemleri arasında iş günü olarak 16 gün bulunmakta. Bundan dolayı kalan 4 günü aynı yerde veya başka bir işletmede tamamlamam mümkün olur mu? İTÜ’nün sigorta işlemleri minimum 20 gün olarak yaptığını tahmin ettiğim için bu durumdan emin değilim. Ne yapmalıyım?

İTÜ Staj yönetmeliğinde staj süresinin en az 10, en fazla 30 iş günü olacak şekilde ayarlanması gerektiği belirtilmiştir. Bundan dolayı 16 iş günü staj yapıldıktan sonra kalan 4 gün için tekrardan en az 10 günlük staj ayarlanması gerekmektedir. İş verenlerin büyük çoğunluğunun 20 günden daha az süre için yapılan stajı kabul etmeme olasılığı dikkate alınarak hareket edilmesi tavsiye edilmektedir. İTÜ İşletme fakültesi staj esaslarına göre ise ‘en az 20 iş günü’ staj yapılması gerekliliği vurgulanmıştır. Eğer uygun şartlar oluşuyorsa 16 iş günü ve sonrasında 10 iş günü (aynı veya farklı bir işletmede) staj yapılmasında beis yoktur. Aynı işletmede staj ayarlanmış ise farklı bir lokasyonunda staj yapılması gerekmektedir. Bunun için bölüm 1.1’deki 11. ve 12. sorunun incelenmesi tavsiye edilmektedir.
Sigorta konusunda merkezi staj birimine danışılması gerekmektedir.

Soru 29: Staj yönetmeliğinde belirtilen ‘staj yapmadan önce yüklenmesi gereken belgelerin staj tarihinden 15 gün önce yüklenmesi gerekiyor.’ ifadesindeki 15 gün takvim günü müdür, yoksa iş günü mü?

Takvim günüdür.

Soru 30: Çeşitli sebeplerden ötürü stajımı 15 gün önceden bildiremedim. İşe başlayacağım bu süreci nasıl halledebilirim?

Normal şartlar altında 15 gün kuralı net ve katı bir kuraldır.
Fakülte sekreterliği başta olmak üzere ilgili mercilere durumunuzu iletmeniz tavsiye edilmektedir.

Soru 31: Uzun dönem stajımı hem üretim hem de yönetim stajıma saydırabilir miyim?

Bu soru içinde çok sayıda alt soruyu barındırmaktadır. Öncelikle kişinin bölümde en son hangi dönemi bitirdiği konusu ele alınmalıdır. Bu bağlamda 1.1 bölümündeki soru 2 incelenmelidir.
İkincisi, aynı firmada staj yapma durumu ile ilgili olarak 1.1 bölümündeki soru 11 ve soru 12 incelenmelidir.
Üçüncüsü, 1.1 bölümündeki soru 26 incelenmelidir. Her iki stajın da ayrı bir şekilde Portal’da kaydının açılması gerekmektedir.
Dördüncüsü, geriye yönelik olarak staj saydırması yapılamamaktadır.

Soru 32: EK-1 dosyasına onayı nasıl alabilirim?

Pandemi döneminde bu onay mail yoluyla gerçekleştirilmektedir.
Pandemi dönemi sonrasında ise bu süreci hızlandırmak adına elektronik imza ile bu belgenin onaylanmasına yönelik çalışmalar sürmektedir.

Soru 33: Staj yerimi ayarladım. Sonrasında yapmam gereken başlıca unsurlar nelerdir?

İTÜ Portal üzerinden staj kaydı oluşturulmalıdır. Öğrenci Sözleşmesi, Staj Başvuru Formu (Ek-1) ve Staj Çalışma Takvimi doldurulup, onaylatıldıktan sonra (staj yapılacak firma onayı için imza ve kaşe gereklidir) staj başlangıç tarihinden 15 gün önce, portal üzerinden kullanılan staj modülüne yüklenmelidir.
- Öğrenci Sözleşmesi Fakülte Sekreteri tarafından imzalanmaktadır, Staj Başvuru Formu (Ek-1) Bölüm Staj Komisyonu üyelerinden biri tarafından imzalanabilir. (Pandemi döneminde firma tarafından onaylanan EK-1 belgesinin staj komisyonuna e-mail yoluyla ulaştırılarak onaylatılması mümkün kılınmıştır.)

Soru 34: Zorunlu stajlar altında yapılacak bir stajın kayıt oluşturulmadan yapılması mümkün müdür?

Üstteki sorularda da vurgulandığı üzere staj başlangıç tarihinden en az 15 gün önce gerekli belgelerin İTÜ Portal’a yüklenmesi gerekmektedir. Kısacası geriye dönük olarak staj kaydı oluşturulamamaktadır.

Soru 35: İTÜ Portal’da oluşturulan kaydın daha sonradan benim tarafımdan silinmesi veya değiştirilmesi mümkün müdür?

Evet, bazı ifadeler düzeltilebilmektedir. Örneğin; stajın yapılacağı firmaya ait bilgiler staj kaydı oluşturulduktan sonra “Firma Bilgileri” sekmesinden değiştirilebilmektedir. Ancak staj tarihlerindeki ve sigorta bilgilerindeki değişiklikler için ilgili mercilere yardım bileti yoluyla ulaşılması tavsiye edilmektedir.

Soru 36: Staj tarihlerim çeşitli sebeplerden ötürü (bahar döneminin ders programının kesinleşmesinden sonra vb.) değişti. Bu durumda kesinleşmiş tarihlere sahip belgeler için tekrardan bölüm staj komisyonunun ve staj yapacağım şirketin onayını mı almam gerekmekte?

Evet, staj tarihinin güncellendiği bu gibi durumlarda staj komisyonundan ve staj yapacağınız şirketten tekrardan onay alıp güncel olan dosyaları İTÜ Portal’a yüklemeniz gerekmektedir.
İlaveten, bölüm 1.1’deki 17. ve 25. soruların incelenmesi tavsiye edilmektedir.

Soru 37: Staj ile ilgili gelişmelerden nasıl haberdar olabilirim? Yapılan duyurulardan nasıl görebilirim?

http://end.itu.edu.tr/ogrenciler/staj adresini ve duyurular için ise http://www.end.itu.edu.tr/haberler adresini takip etmeniz tavsiye edilmektedir.

2. Staj Sırası

Soru 1: Staj sırasında öncelikle yapılması gereken unsur nedir?

Staj Başlangıç Formu (Ek-2) doldurulup, firma tarafından onaylanıp stajın ilk 5 günü içerisinde öğrenci tarafından İTÜ Portal üzerinden staj modülüne yüklenmelidir.

Soru 2: Staj raporu nasıl hazırlanmalıdır? Günlük bazda mı yazılmalıdır?

Endüstri Mühendisliği bölümünde günlük şeklinde staj raporu yazılmamaktadır.
Üretim stajı için E2İ sorularının, Yönetim stajı içinse E3H soruları cevaplanmalıdır (ÇAP öğrencilerinin bölüm 1.4’teki tüm soruları incelemesi tavsiye edilmektedir).
Sorulara verilen cevaplar doğru, tutarlı ve anlamlı olmalıdır. “İşletme gizliliği gereği cevap verilememektedir.” vb. cevaplar kabul edilmemektedir. TÜBİTAK vb. gibi firmalarda gizlilik çerçevesinde yürütülen projeler olduğundan dolayı firmalar bazı soruların cevabını katiyen vermek istememektedir. Bu gibi durumlarda firmanın bu bilgilerin yazılmasına izin verilmediğini belirtildiği sayfaların imzalanmış ve kaşelenmiş olması gerekmektedir.
İşletmelerin sayısal verilerini vermek istemedikleri noktada ise -bu durum belirtilerek- sezgisel olarak sayılar benzetilerek mümkün mertebe anlamlı cevaba ulaşılmalıdır.
Staj soruları sıra numarasına göre yanıtlanmalıdır.

Soru 3: Staj raporunun formatı nasıl olmalıdır?

2019-2020 Bahar dönemi itibariyle raporların el yazısı olması istenmemektedir. Staj raporu aşağıdaki biçimsel özelliklere uygun olarak hazırlanmalıdır:
- Staj raporu, A4 boyutunda olmalıdır.
- Sayfa soldan ve sağdan 2,5 cm, yukarıdan ve aşağıdan 2 cm boşluk olacak şekilde düzenlenmelidir.
- Kullanılacak olan font, Times New Roman 12 punto, yazım aralığı 1.0 satır olmalıdır.
- Rapor metni iki yana yaslı olmalıdır.
- Sayfa numarası ortalanmış olarak sayfanın alt kısmında yer almalıdır.
- Her sayfanın sol üst köşesinde cevap verilen sorunun kodu ve soru içeriği yer almalıdır. Sorunun cevabının bir sayfadan fazla olması durumunda sadece soru kodlarının devam eden sayfalarda yazılması yeterlidir.
- Farklı kaynaklardan alınan görsellerin ve bilgilerin kaynakçaları APA formatına uygun şekilde rapor içerisinde gösterilmelidir. Kaynakça bölümü raporun sonuna APA formatına uygun şekilde eklenmelidir.

Soru 4: %100 İngilizce Bölümü öğrencisiyim, staj raporumu hangi dilde hazırlamalıyım?

Staj raporu yazımında kullanılacak dil Türkçe veya İngilizcedir. Zorunlu olmamakla birlikte %100 İngilizce program öğrencilerine İngilizce rapor yazması tavsiye edilmektedir.
%100 İngilizce programlarda eğitim alan öğrenciler staj raporlarını eğer İngilizce olarak hazırlamamışlarsa, rapora geniş bir İngilizce özet (en az 5 sayfa) koyulması zorunludur.
Kendi olanakları ile yurtdışında staj yapan öğrencinin staj raporu yukarıda belirtilen dillerden herhangi birinde yazılmamış ise, staj raporunu yeminli bürolar tarafından Türkçe’ye tercüme ettirerek teslim etmesi gerekmektedir.

Soru 5: Staj raporu haricinde doldurmam gereken ikincil bir rapor var mıdır? Günlük staj raporu vb. doldurulmalı mı?

Hayır, yalnızca staj raporundaki sorulara cevap verilmelidir.

Soru 6: Staj yaparken izin almak (mülakat, sınav, kişisel sebepler, hastalık vb.) zorunda kaldım. Bu durum staj günlerimi etkiler mi? Bunu belirtmem gereken bir yer var mıdır?

Bu tamamen iş vereninizle alakalı bir durumdur. İş vereniniz müsamaha gösterdiği takdirde staj döneminizle çakışan sınav (bilindiği üzere final haftasında staj yapılmasına izin verilmemesi sebebiyle burada kastedilen sınavlar final sınavı haricindeki sınavlardır) vb. durumlarda alacağınız günlük izinler İTÜ’deki staj prosedürünü olumsuz olarak etkilememektedir. İş vereninizden aldığınız izne dair bir belgeyi (mailin ekran görüntüsü vb.) staj defterine eklemeniz kâfi olacaktır.
İTÜ staj kuralları gereği “Öğrenci staja fiilen devam etmek zorundadır. Staja devam etmediği günler, toplam staj süresinin %10 undan fazla olamaz.” kuralına riayet edilmesi gerekmektedir.

Soru 7: Stajımı gerçekleştiriyorum fakat şöyle bir soru var: “ …. “ Staj yaptığım firmada böyle bir incelemede bulunmam mümkün değil. Ne yapmalıyım? Bu soruyu cevaplamadan staj defterimi göndersem olur mu?

İnternet araştırması, deneme-yanılma, sezgisel yaklaşım ve konu ile ilgili soru sorarak öğrenme yoluyla cevaplanmalıdır.
Herhangi bir sorunun herhangi bir sebepten dolayı cevaplanamama durumu kabul edilmemektedir.

Soru 8: Stajımın son günlerine yaklaşıyorum. Yapmam gereken bir şey var mıdır?

https://docplayer.biz.tr/5367599-Istanbul-teknik-universitesi-isletme-fakultesi-staj-defteri.html bağlantısında taslağı bulunan staj defterindeki sorulara uygun cevaplar verilmesi, firma yetkilisi tarafından öğrencinin değerlendirildiği sayfanın doldurulması ve öğrencinin değerlendirildiği sayfa ile birlikte raporun ilk ve son sayfalarının staj yetkilisi tarafından imzalanıp kaşelenmesi haricinde yapılması gereken ekstra bir husus yoktur.
Staj sorularının açık ve tam olarak cevaplanması stajınızın kabul olmasını sağlayacaktır.

Soru 9: Staj yapacağım firma tamamen uzaktan çalışıyor ve kaşeleri firmada kaldığından dolayı staj defterimin ilk ve son sayfasına imza ve kaşe attıramayacağım. Bu konuda ne yapabilirim?

Normal şartlarda imza ve kaşe zorunludur. Ancak şirket tamamen uzaktan çalışmaya geçtiyse işletmeden alınacak onay mailine ilişkin ekran görüntüsü staj defterine iliştirilmelidir. Raporun incelendiği fakat; ilk ve son sayfa ile öğrenci değerlendirme sayfası için imza ve kaşenin mümkün olmadığından ötürü e-mail ile onaylandığı açıkça belirtilmelidir. Gerekli durumlarda iletişime geçilebilmesi için e-mailde yetkili firma çalışanının iletişim bilgileri de yer almalıdır.
Örnek mail formatı: "Şirketimizde ./././ - ./././ tarihleri arasında yaptığınız staja ilişkin raporunuz incelenmiştir. Şirketimiz tamamen uzaktan çalışma modeline geçtiği için firma çalışanı tarafından öğrencinin değerlendirme sayfası ile raporun ilk ve son sayfalarında olması gereken şirket imzası ve kaşesi yerine bu onay maili ile rapor onaylanmıştır."

3. Staj Sonrası

Soru 1: Staj sonrasında başlıca yapılması gerekenler nelerdir?

Staj Bitiş Belgesi (Ek-3) firmaya imzalatılarak stajın bitiminden sonraki 5 gün içerisinde öğrenci tarafından portal üzerinden staj modülüne yüklenmelidir.
Öğrenci sözleşmesi, Staj Başvuru Formu (Ek-1), Staj Çalışma Takvimi, Staj Başlama Formu (Ek-2) ve Staj Bitiş Belgesinin (Ek-3) ıslak imzalı nüshaları staj raporuyla birlikte Bölüm Sekreterliği’ne teslim edilmelidir. (Pandemi döneminde bu beklenmemektedir)

Soru 2: Staj raporu teslim tarihleri nelerdir?

Staj Raporu, Öğrenci Staj Sözleşmesi, Staj Başvuru Formu (Ek-1), Staj Başlangıç Formu (Ek-2), Staj Bitiş Formu (Ek-3) ve Staj Çalışma Takvimi’nin ıslak imzalı nüshalarının teslimi:
- Yaz dönemi stajları için, akademik yılın başlama tarihinden itibaren en fazla bir ay içerisinde;
- Dönem içi ve/veya ara dönemlerde yapılan stajlarda staj bitimini takip eden 15 gün içinde
  Bölüm Sekreterliği’ne imza karşılığında yapılmalıdır. (Pandemi döneminde ıslak imza beklenmemektedir)
Yukarıda belirtilen sisteme yükleme şartlarına ek olarak; mezuniyet aşamasındaki öğrencilerin akademik takvimde belirtilen notların son giriş tarihinden en geç 15 gün önce staj raporunu teslim etmiş olması (İTÜ Portal’a yüklemesi) zorunludur.

Soru 3: Staj defterimi sisteme yükledikten sonra düzenleme yapma şansım var mıdır?

Kurallar gereği staj bitimini takip eden 15 takvim günü içerisinde defterin sisteme yüklenmesi gerekmektedir.
Stajın yapıldığı kurum veya herhangi bir sebepten kaynaklı olarak defterin içinde düzenlenmesi veya eksik noktaların tamamlanmasının gerekmesi durumunda süre aşımından ötürü bu mümkün değildir. Ancak öğrencilere defterin eksik olduğunu bildiği halde defteri sisteme yüklemeleri tavsiye edilmektedir. Staj defteri değerlendirmesinde bu muhtemel noksanlıklar dikkate alınıp öğrenciye düzeltme şansı verilecek ve bu şekilde gerekli noktaların tamamlanması sağlanacaktır. Staj süreci kuralları ışığında yapılan uygun düzeltmeler sonrasında staj defterinin kabul olmaması için herhangi bir sebep kalmayacaktır.

Soru 4: Bir firmada uzun dönem (~3 ay) çalışma/staj kabulü aldım. Aynı zamanda bu sürecin 20 iş günlük kısmını üretim ve/veya yönetim stajıma saydıracağım. Staj defterimi uzun dönemimin sonunda mı teslim ediyorum yoksa stajıma saydıracağım 20 iş gününün sonunda mı?

Bölüm 1.1’deki 31. sorunun incelenmesi şiddetle tavsiye edilmektedir.

3 aylık çalışma uzun dönem çalışma/staj yapacak kişi ile işveren arasındaki bir anlaşmadır. İTÜ’de saydırmak isteyeceğiniz stajın bitiş tarihi esas alınarak defter teslim edilmelidir. Yani sisteme girilen 20 iş gününün son gününü takip eden dönem dikkate alınmalıdır.
Teslim tarihine ilişkin net tarihler için bölüm 1.3’deki 2. soruya bakılması tavsiye edilmektedir.

4. Çap Öğrencilerine Yönelik Konular

Soru 1: ÇAP öğrencisiyim endüstri mühendisliği için kaç adet staj yapmam gerekiyor?

ÇAP öğrencilerinin üretim veya yönetim stajlarından en az birini yapması zorunludur.
Diğer eksik kalan stajın yerine ise öğrencinin kendi birincil bölümünde yaptığı (minimum 20 günlük) stajlardan bir tanesinin saydırılması için e-mail yoluyla Staj Komisyonuna başvurulması gerekmektedir. Böylelikle gerçekleştirilmeyen stajdan ilgili öğrenci muaf tutulacaktır. Saydırma işlemi yapılmadığı durumda ise mezuniyet süreci uzayacaktır. Bunun takibini yapmak öğrencinin kendi sorumluluğundadır.
ÇAP öğrencilerinin üretim veya yönetim stajlarından yapmakla yükümlü oldukları stajı gerçekleştirdikten sonra muaf olduğu stajın sisteme işlenmesi gerçekleştirilecektir. Öncelikle yapılması zorunlu olan stajın tamamlanıp, ardından muaf olma ile ilgili dilekçe doldurulup iletilmelidir.
ÇAP öğrencilerinin, en az 20 iş günlük üretim (E3İ) veya yönetim (E3H) stajı ve staj komisyonu tarafından sisteme girilecek işlenecek muafiyetten sonra sistemde 40 günlük staj kaydı bulunması zorunludur.

Soru 2: ÇAP öğrencileri hangi stajı yapmakla yükümlüdür?

Çap öğrencileri bir önceki soruda da bahsedildiği üzere birincil ana dalındaki stajlara ek olarak gerekli staj(lar)ı yapmak zorundadır.

Soru 3: Birincil ana dalım İşletme mühendisliği. İkincil ana dal olarak endüstri mühendisliğinde okuyorum. Stajlar konusunda herhangi bir muafiyetim söz konusu olur mu? Yoksa kurallar aynen geçerli midir?

İlk ana dalı işletme mühendisliği olan öğrenciler eğer endüstri mühendisliğinde ikinci ana dalını gerçekleştiriyor ise ikinci ana dalının tüm stajlarından muaf tutulur.

Soru 4: Birincil ana dalım İşletme mühendisliği haricinde bir bölüm. Bu durumda herhangi bir stajdan muafiyetim söz konusu olur mu? Hangi stajları yapmalıyım?

1. ana dalı Makina, imalat, tekstil vb. mühendislik bölümleri olan öğrenciler, Endüstri Mühendisliği Bölümü 3. Grup stajlarından istediği birini (imalat [E3İ] veya Hizmet [E3H]) yapabilir, 1. ana dalı bu bölümler dışındaki öğrenciler ise zorunlu olarak 3. grup (imalat [E3İ]) stajı yapmak durumundadır.

Soru 5: ÇAP öğrencisiyim. Birincil ana dalımda yaptığım bir stajı endüstri mühendisliğinde staj yapmış olarak saydırmayı düşünüyorum. Fakat endüstri mühendisliğinden mezun olmam için yapmam gereken ayrıca bir stajım mevcut. Pandemi döneminde mezun durumundakiler için geçerli olan %50 muaftan yararlanarak bu stajı yapmadan mezun olmam mümkün müdür?

ÇAP öğrencilerinin pandemi döneminde mezun durumundaki (2020-2021 bahar yarı yılı için) öğrenciler için geçerli olan %50 staj muafiyeti durumu söz konusu değildir.
Ayrıca bölüm 1.4’teki soru 1’de bahsedildiği üzere ÇAP öğrencilerinin üretim veya yönetim stajlarından yapmakla yükümlü oldukları stajı gerçekleştirdikten sonra muaf olduğu stajın sisteme işlenmesi gerçekleştirilecektir. Öncelikle yapılması zorunlu olan stajın tamamlanıp, ardından muaf olma ile ilgili sürecin ilerletilmesi gerekmektedir.

5. Staj Kabul Süreci

Soru 1: Staj raporumu birkaç hafta önce teslim ettim (Pandemi döneminde online olarak). Raporların kabul durumunu merak ediyorum. Bunun süreci nedir? Nasıl öğrenebilirim?

Staj raporlarının okunması süreci dönemden döneme değişmekte olup staj komisyonunun belirleyeceği tarihlerde gerçekleştirilmektedir. Staj raporu okunma sürecinde; staj raporu sayısının belirlenerek araştırma görevlisi sayısına mümkün mertebe orantılı bir şekilde dağıtılması, araştırma görevlilerinin staj komisyonu tarafından belirlenen tarihe kadar bu raporları okumaları ve eğer düzeltme gerekiyorsa staj raporu sahibine mail yoluyla dönmeleri, düzeltme gereken raporlar için ek süre (~10 gün) tanınması ve nihai staj raporu kabulü listesinin tüm araştırma görevlilerinden istenmesi şeklindedir.
Bu süreç yazın yapılan stajlar için genellikle dönem sonlarında gerçekleştirilerek yazı takip eden eğitim öğretim yılının güz dönemindeki notların sisteme son giriş zamanına kadar sisteme girilmesi şeklinde son bulmaktadır. Dönem içinde (veya güz ile bahar ara döneminde) yapılan stajlarda ise mezun durumunda olan (mevcut bulunduğu dönemde dersi kalmayıp yalnızca stajı kalanlar) öğrencilerin en kısa süre zarfında; mezun durumunda olmayanların ise staj yapılan (veya ara dönem için stajı takip eden) döneme ait dönemin final notlarının son giriş tarihine kadar sisteme işlenmesi şeklinde sonlanmaktadır.
Stajların sisteme işlenmesi ile ilgili olarak süreç genel çerçevesiyle yukarıda açıklandığı gibi işlemektedir.

Soru 2: Staj raporum için düzeltme istendi fakat kaydımı dondurduğum için/askerde olduğum için bunu yapmam mümkün değil? Ne yapabilirim?

Bu durumda askerden geldiğiniz veya kaydınızın tekrar eski hale geldiği tarihi takip eden süre zarfı içinde sizden düzeltme talep edilecektir. Bu gibi ekstrem durumlarda fakülte sekreterliğini haberdar etmeniz gerekmektedir.

Soru 3: Staj raporum için düzeltme aldım. Ne yapmalıyım?

Staj raporunuzu kontrol eden ve size düzeltme gerektiği yönünde geri bildirimde bulunan kişi tarafından bu konuda bilgi verilecektir.

6. Diğer Hususlar

Soru 1: Sigorta işlemleri ile ilgili konularda kiminle görüşmeliyiz?

Merkezi staj birimi sigorta işlemleri ile ilgilenmektedir. Yardım bileti oluşturarak bu konulardaki sorunlarınızı ilgili birime iletebilirsiniz.
Sigorta konusuyla ilgili her türlü sorunuzun karşılığı merkezi staj birimindedir.

Soru 2: İTÜ’nün staj sigortasını ödeme koşulları nelerdir? Staj sigortamı ödemeleri için ne yapmalıyım?

Bir önceki soruda bahsedildiği gibi sigorta işlemleri staj komisyonunun tamamen dışındadır. Okulun sigorta ödeme koşulları için merkezi staj birimi ile iletişime geçilmelidir.

Soru 3: Staj yapacağım firma, stajyer olduğumu belirten bir belge ile okula giderek sigortamı yaptırmam gerektiğini söyledi. Daha sonra bu belgeyi (gerekirse okuldan alacağım yeni bir belge ile beraber) tekrardan staj yapacağım firmaya geri göndermem gerektiği söylendi. Sigorta ile ilgili bu belgeyi ne kadar sürede alabilirim?

Konunun muhatabı merkezi staj birimidir.

Soru 4: Staj yaptığım işletme dışarıdan yapılan bir sigortayı kabul etmediğini belirtti. Zorunlu stajımı İTÜ sigortası olmaksızın yalnızca şirket sigortası ile saydırtabilir miyim?

Konunun muhatabı merkezi staj birimidir.

Soru 5: Dönem içinde ~10 hafta sürecek şekilde staj yapacağım. Bu gibi uzun dönem stajlarda sigortayı okul mu ödemektedir? Eğer ödemiyorsa ne yapabilirim?

Konunun muhatabı merkezi staj birimidir.

Soru 6: Yurtdışı ve/veya Erasmus stajlarında okul sigortası gerekli midir? Bu konuda nasıl bilgi alabilirim?

Bilindiği kadarıyla okul tarafından yapılan sigorta işlemleri yalnızca yurtiçinde yapılan stajlar için gerekli ve geçerlidir. Teyit edilmesi amacıyla Merkezi staj birimine danışılması tavsiye edilmektedir.

Soru 7: Zorunlu olmayan stajlarda İTÜ sigorta yapmakta mıdır?

Fakülteler zorunlu staja tâbi tuttuğu öğrencileri, zorunlu staj süresi içinde sigortalamak zorundadır. Ancak gönüllü olarak yapılan stajlarda böyle bir zorunluluk bulunmamaktadır.

Soru 8: Staj yapacağım firma benden çeşitli belgeler (fakültenin protokol imzaladığına dair belge, staj yapacak öğrenci listesi, staja başlama belgesi vb.) talep ediyor. Ne yapmalıyım?

Bu gibi durumlarda öncelikle fakülte sekreterliğine ve/veya fakültenin öğrenci işlerine başvurulmalıdır. Staj komisyonunun elinde bu veya bunlara benzer belgeleri dair herhangi bir doküman veya taslak bulunmamaktadır.
Fakülte sekreterliğine başvurulduktan sonra fakülteden gelen talebe göre staj komisyonunun bu şekilde bir belge hazırlaması söz konusu olabilir. Ancak doğrudan staj komisyonuna böyle bir istek ile gelinmesi halinde yanıt alınamayacaktır.

Soru 9: Mezun durumundayım ve şu anda part time çalışmaktayım. Yönetim veya üretim stajımı (veyahut her ikisini birden) dönem içinde veya bu yaz gerçekleştirmem halinde ne zaman diplomamı alabilirim? Hali hazırda part time çalışıyorken her iki stajımı da aynı firmada yapabilir miyim?

Diploma konuları staj komisyonundan bağımsızdır. Bu konuda maalesef bilgi verilemeyecektir. Öğrenci işleri daire başkanlığı (Diploma İşlemleri Kategorisi) ve/veya ilgili birimlere yardım bileti oluşturularak sorular ilgili birimlere iletilmelidir.
Dönem içinde staj yapılma durumu için 1.1 bölümündeki 16. ve 20. soru incelenmelidir.
Her iki stajın aynı firmada yapılması konusu için 1.1 bölümündeki 11. ve 12. soru incelenmelidir.

Soru 10: Mezun durumundayım (2020-2021 eğitim yılı baz alındığında) pandemi döneminde kaç tane staj yapacağım? Muafiyet durumu var mıdır?

Mezun durumunda olan öğrenciler için pandemi döneminde %50 staj muafiyeti getirilmiştir. Her iki stajdan (üretim/yönetim) birini yapmaları mezun olmaları için yeterlidir. Bu durumun ne zamana kadar geçerli olacağı konusu İTÜ rektörlüğü tarafından belirlenmektedir. İlgili senato kararlarının takip edilmesi önerilmektedir.
Daha önceden herhangi bir stajını (üretim veya yönetim) -en az 20 iş günü olacak şekilde- gerçekleştirmiş olan kişinin %50 muafiyetten yararlanarak diğer stajını muaf olarak gösterme imkânı mevcuttur.
Bu şart yalnızca mezun öğrencileri içermekte olup mezun durumda olmayan öğrenciler için geçerli değildir.
Bu şart yalnızca 2020-2021 bahar yarıyılı sonu itibarı ile mezun olabilecek durumdaki öğrenciler için geçerlidir. Tüm 4. sınıflar için geçerli değildir.
Pandemi koşulları devam ettiği müddetçe İTÜ senatosu -gerekli gördüğü aralıklarla- yeniden değerlendirme yapıp karar verecektir. Senato tarafından pandemi şartlarının devam ettiğine dair karar çıkmadıkça öğrenciler stajlarını yapmakla yükümlüdür.

Soru 11: Geçtiğimiz yıllarda üretim stajımı gerçekleştirmiştim. Şu anda mezun durumundayım (2020-2021 bahar dönemi sonunda tüm derslerimi bitirmiş olacağım) ve yine de yönetim stajımı gerçekleştirdim. Öğrendiğim kadarıyla mezun durumundakilerin muafiyeti söz konusuymuş. Yönetim stajımı yaptığım halde staj defterini teslim etmesem, bu yükten kurtulsam ve zaman tasarrufu sağlasam problem olur mu?

Bölüm 1.1’deki 1. soruda bahsedildiği üzere “Dönem sonunda derslerini tamamlayacak olan ve stajlarının en az %50’sini yapmış (bir staj türünden en az 20 gün olacak şekilde) öğrencilerin kalan stajlarından muaf olma” kararı -şu anlık- 2020-2021 eğitim öğretim yılı bahar dönemi için alınmıştır.
Dolayısıyla 2020-2021 eğitim öğretim yılı bahar dönemi sonunda mezun olacak öğrenci muafiyet durumundan habersiz olarak 2 stajını da tamamlamış dahi olsa, %50 staj muafiyetini kullanma hakkı vardır. Staj defterini teslim etmesine gerek yoktur.

Soru 12: Pandemi döneminde üretim stajımı online olarak yapabilir miyim?

2020-2021 eğitim yılında mezun olabilecek, yani şu anda 4. sınıf olan, öğrencilere bu konuda izin verilmiştir.
2021-2022 eğitim yılında mezun olacak, yani şu anda 3. sınıf öğrencileri, öğrenciler için henüz İTÜ senatosu tarafından bu yönde bir karar çıkmamıştır.

Soru 13: Pandemi döneminde yönetim stajımı online olarak yapabilir miyim?

Bir sonraki senato kararına kadar mezun durumuna bakılmaksızın her öğrenciye yönetim stajını online olarak gerçekleştirme imkânı verilmiştir.

Soru 14: Bir firmada part time çalışıyorum. Şu ana kadar çalıştıklarımı staj olarak saydırabilir miyim? Hem firma hem de okul tarafından sigortam yaptırılabilir mi?

Staj kaydının İTÜ Portal’a en az 15 gün önce gerekli belgelerle birlikte yapılması gerekmektedir. Ayrıca okul dönemi içinde staj yapma koşulu için 1.1 bölümündeki 16., 17. ve 20. sorular incelenmelidir.
Hem firma hem de part time olarak çalışılan firma tarafından eş zamanlı olarak sigorta yapılması hususunda merkezi staj birimi ile görüşülmesi gerekmektedir.

Soru 15: Uzun dönemli, gönüllü veya Erasmus stajının şartları nelerdir?

Uzun Dönem Stajı: Üniversitemiz ile staj yapılacak kurum arasında iş birliği anlaşması imzalanmış olması koşulu ile 2.sınıfın sonunda, en az 45 çalışma günü olmak üzere, tüm eğitim dönemi boyunca devam eden iş deneyim stajları (uzun dönem staj) yapılabilir. Uzun dönem stajlarına ilişkin yapılacak anlaşmalar, ilgili Fakülte Dekanlıklarının ilgili Bölüm Staj Komisyon’larından görüş alınarak hazırlanmış teklifi, merkezi staj Ofisi’nin ve Hukuk Müşavirliği’nin görüşü, Rektörlük Makamının onayı ile yapılır.
Erasmus Stajı: Erasmus staj hibesi hakkı kazanan öğrencinin, Erasmus Birimi tarafından hazırlanan sözleşmesi, Bölüm Staj Komisyonu ve Bölüm Erasmus Koordinatörünce onaylanıp, Fakülte Yönetim Kurulu tarafından kabul edilmelidir. Öğrencinin staj sigorta işlemlerinde, Erasmus Birimi tarafından onaylanmış ve karşı kurumca imzalanmış sözleşme dikkate alınır. Stajlar sürelerine göre, zorunlu/zorunlu olmayan staj olarak değerlendirilir ve sigorta işlemleri portal üzerinden Merkezi staj birimi tarafından yürütülür. Bu staja ilişkin diğer süreçler Üniversitemiz Erasmus Ofisi tarafından ayrıca açıklanır.
Zorunlu Olmayan Staj: Öğrencinin almış olduğu eğitimin bir parçası olan staj sürecinin fakülte tarafından mecburi kılınan süreden daha fazla olması durumunda zorunlu olmayan staj yapılabilir. Zorunlu olmayan stajlarda:
30 çalışma günü veya daha kısa stajlarda, stajın onayı İTÜ Kariyer Merkezi tarafından verilir.
30 çalışma gününden uzun stajlarda başvuru, Fakülte Yönetim Kurulu’nca değerlendirilir. Değerlendirme sonucunda, yapılacak olan stajın alınmakta olunan eğitimi tamamlayıcı nitelikte olduğu ve akademik fayda yaratacağının karara bağlanması durumunda, staj on iki ayı geçmemek üzere onaylanabilir.

Soru 16: İTÜ İşletme Fakültesi Staj Genel Esasları’nda mürekkepli kalem ve atölye stajından bahsediyor. Bunun açıklaması nedir?

Bahsedilen esasların bu bölümleri güncelliğini yitirmiş olup artık geçerli değildir. Atölye stajı kaldırılmıştır ve el yazısı ile staj raporu yazılmaması gerekmektedir.

Soru 17: Staj defterimi belirtilen tarihlerden geç yolladım. Kabul olur mu?

Bölüm 1.3’deki soru 2’de bahsedilen tarihler katıdır.

Soru 18: %50 staj muafiyeti, pandemi döneminde stajların gidişatı vb. konularındaki gelişmeler ne yöndedir?

Bu konular staj komisyonunun dışında olup kararlar İTÜ rektörlüğünce alınmaktadır.

Soru 19: Bu dönem derslerimi bitiriyorum ancak staj(lar)ım kalıyor. Bunları yaz döneminde verdiğimde stajımı verir vermez diplomamı alabiliyor muyum? Yoksa güz dönemine mi sarkıyor?

Staj defteri İTÜ Portal’a yüklendikten sonra bölüm staj komisyonunda bulunan tüm araştırma görevlilerini içeren bir mail ile staj defterinin yüklendiğinin bildirilmesi gerekmektedir. Komisyon üyeleri tarafından staj defterinin ne kadar sürede değerlendirileceğine dair dönüşte bulunulacaktır. Staj defterinin kabul edilmesi durumunda staj sisteme işlenir ve stajın işlendiğine dair geri dönüşte bulunulur.
Ancak diploma ile ilgili prosedürler staj komisyonunun yetki alanında değildir. Gerekli mercilere (öğrenci işleri daire başkanlığı, mezuniyet ve diploma işleri vb.) yardım bileti oluşturulması tavsiye edilmektedir.

Soru 20: Yurtdışında staj yapmak istiyorum. Prosedürleri nelerdir?

Bölümün staj şartlarına ek olarak yurtdışında yapılması planlanan stajlar için özel olarak belirlenmiş herhangi bir şart yoktur. Ancak şirket yetkilerinin anlayacağı dilde staj defterinin yazılması ve imza ve kaşe şartlarına dikkat edilmesi hususu atlanmamalıdır.
Ayrıca yurtdışı stajı ile ilgili sigorta işlemleri için gerekli birimlere yardım bileti oluşturulması gerekmektedir.
Gerekli olduğu durumlarda yeminli tercümanlar aracılığıyla staj defterinin ilgili dile çevrilmesi gerekmektedir.

Soru 21: Kabul olmuş stajlarıma dair bir belge almam mümkün müdür?

Bu gibi durumlarda öncelikle fakülte sekreterliğine ve/veya fakültenin öğrenci işlerine başvurulmalıdır. Staj komisyonunun elinde bu veya bunlara benzer belgeleri dair herhangi bir doküman veya taslak bulunmamaktadır.
Fakülte sekreterliğine başvurulduktan sonra fakülteden gelen talebe göre staj komisyonunun bu şekilde bir belge hazırlaması söz konusu olabilir. Ancak doğrudan staj komisyonuna böyle bir istek ile gelinmesi halinde yanıt alınamayacaktır.

Soru 22: Bölümde 5. dönemimi tamamlamadığım halde yönetim stajımı gerçekleştirdim. Bunun kabul olması ve sonrasında üretim stajımı yapmam mümkün olur mu?

Maalesef bu stajın kabul olması düşük bir olasılık olmakla beraber üst mercilere başvurulması ve bilgi alınması tavsiye edilmektedir.

Soru 23: Staja başlamadan önce Ek-1 belgesini imzalatmam gerekiyormuş ancak benim bundan haberim yoktu/unuttum. Ne yapabilirim? Stajım kabul olur mu?

Bu soruda bahsedilen Ek-1 belgesi farazi bir örnek olup staj süreci ile ilgili zamanında halledilmesi gereken bir başka belge veya husus olarak da düşünülebilir.
Bu gibi durumlarda maalesef bu stajın kabul olması düşük bir olasılık olmakla beraber üst mercilere başvurulması ve bilgi alınması tavsiye edilmektedir.

7. Örnek Yardım Bileti Formatı

Merkezi staj birimi, öğrenci işleri daire başkanlığı ve fakülte sekreterliği gibi birimlere oluşturulacak yardım biletlerinde dikkat edilmesi gereken bazı hususlar mevcuttur. Bu bölümde 4 tane örnek yardım bileti sorusu verilecek olup kendi spesifik durumunuzun bu bilet formatlarına olabildiğince yaklaştırılması sizlerden beklenecektir. Bu sayede daha kısa sürede, daha anlamlı cevaplara ulaşmanız mümkün kılınacaktır.

Örnek Yardım Bileti 1

Bu dönem mezun durumundayım. Ancak 2 stajımı da henüz yapmadım? Sigorta işleri, süreç vb. hakkında bilgi almak istiyorum. (Yanlış Format)

Bu veya buna benzer şekilde sorulan sorular karşısında merkezi staj birimi, genellikle konunun muhatabının bölümünüzün staj sorumluları olduğu yönünde bir geri dönüşte bulunacaktır. Yukarıda yer alan sorularda çok açık ve detaylı bir şekilde de ifade edildiği üzere sigorta işleri staj komisyonunun sorumluluğunda değilken; diğer süreçler uygun bir biçimde, akılda soru işareti bırakmayacak şekilde açıklanmıştır. Yukarıda sorulan soru içerisinde “sigorta” ile ilgili bilgi talebi içermesine rağmen ilgili birimlerce bu soru genel staj süreci ile ilgili soru olarak algılanarak sorumluluk tekrardan staj komisyonuna yönlenebilmektedir. Dolayısıyla sorulmak istenen soru için -gerekirse örneklerle- spesifik olarak belirtilme yolu izlenmelidir. Kısacası sorumluluğun diğer birimlerde olduğu durumlarda tekrardan sizleri sürüncemede bırakmaya mahal vermeyecek kadar net bir yardım bileti içeriği oluşturmanız tavsiye edilmektedir.

Bu dönem mezun durumundayım. Fakat 2 stajımı da henüz yapmadım. Fakülteden aldığım bilgi neticesinde konuyla ilgili olarak “...”, “...”, “...”, “...” hususlarını biliyorum. Ancak İTÜ staj yönergesinde ve fakülteden aldığım bilgiye göre sigorta işleri ile ilgili sizlere danışmam gerektiği belirtilmiş. Bu konuda “...” şeklinde aklıma takılan bir durum var. “...” olduğu takdirde nasıl bir yol izlemeliyim? Eğer “...” olursa ne yapmalıyım? (Doğru Format)

Yanlış formatta sorulan sorunun gerçek muhataba sorulması gereken doğru formatı bu şekilde yapılmalıdır. Bu sayede gerçek muhatap hedef alınarak daha anlamlı bir yanıta ulaşılabilecektir.

Örnek Yardım Bileti 2

Final döneminde staj yapılabiliyor mu? Eğer yapılabiliyorsa ara dönemde stajımı tamamlayabileceğim ancak yapılamıyorsa bahar döneminin ilk haftasına sarkacak. Hangisi geçerli olur? (Yanlış Muhatap)

Bu veya buna benzer konular İTÜ’nün genel ve fakültenin kendi esaslarına dayanıyor olup konunun başka birimlerle alakası yoktur. Bu dokümanda bu sorunun net cevabı defalarca kez belirtilmiştir. Halihazırda cevabı mevcut olan soruların tekrar ve özellikle de yanlış muhataba sorulması zaman kaybına sebep olacaktır. Dolayısıyla öncelikle bu dokümanın çok dikkatli bir şekilde okunması gerekmektedir.

Örnek Yardım Bileti 3

İmalat süreçleri departmanında üretim stajı yapılabilir mi? Kaydımı donduracağım bu süre zarfında stajım sisteme işlenir mi? Düzeltme alırsam ne yapacağım? (Yanlış İçerik / Yanlış Muhatap)

Yukarıda içeriği verilen sorular birer örnek olup önsöz kısmında da bahsedildiği üzere bu dokümanda yazan soruların -prosedürlere uymak şartıyla- kendi spesifik durumunuza adapte edilmiş haline güzel bir örnektir oluşturmaktadır. Bölüm 1.1’deki soru 14 imalat süreçleri sorusuna ilişkin net bir emsal oluşturmaktayken; bölüm 1.5’deki soru 2 ise kayıt dondurma ile ilgili soruya net bir emsal oluşturmaktadır. Bu gibi durumlarda doküman dikkatlice okunarak cevabın doküman içinde aranması ve konuyla ilgili olmayan merkezi staj birimi gibi birimlere bu yönde yardım bileti oluşturulmaması tavsiye edilmektedir.

Örnek Yardım Bileti 4

Bu dönem derslerimi bitiriyorum ancak staj(lar)ım kalıyor. Bunları yaz döneminde verdiğimde stajımı verir vermez diplomamı alabiliyor muyum? Yoksa güz dönemine mi sarkıyor? (Doğru Birim ve Kategori Seçimi)

Bu yardım bileti örneği olarak bölüm 1.6’daki 18. soru anlamlı bir örnek olmasından dolayı bir sefer daha kullanılmıştır. Soru kalıbında belirtildiği üzere konunun diplomanın ne zaman alınabileceğinin sorgulanması olduğu görülmektedir. Buna benzer konularda yardım bileti oluşturulurken ana muhatabın Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı altındaki Diploma İşlemleri olduğu unutulmamalıdır. Dolayısıyla örnek yardım bileti 3’teki durumla bağlantılı olarak yanlış muhatap seçilmesi alacağınız cevabın içeriğini menfi olarak etkileyecektir. Yani yardım biletinizin ana temasının ne olduğun net olarak belirlenmesi ve bu ana temanın İTÜ’nün hangi birim ve kategorisi ile eşleştiğinin -sizler tarafından- doğru saptanması gerekmektedir.